Je inschrijving als vastgoedmakelaar

Een aanvraag indienen om vastgoedmakelaar te worden, is erg eenvoudig en verloopt volledig digitaal. Op deze pagina lees je hoe het werkt.

Vastgoedmakelaar worden, aanvraag indienen

Hoe werkt het?

Hoe dien je je aanvraag om vastgoedmakelaar te worden correct in? 

Je inschrijving als vastgoedmakelaar verloopt volledig digitaal. We vragen je om enkele documenten te uploaden tijdens je inschrijving. Welke documenten dat precies zijn, en hoe de online aanvraag om vastgoedmakelaar te worden verloopt, lichten we hier toe.

Beschik je over het vereiste diploma om vastgoedmakelaar te worden, dan kan je in principe de andere documenten beginnen verzamelen en je aanvraag tot inschrijving op de lijst van stagiairs aanvatten. 

Merk op: je stagemeester moet uiteraard gerechtigd zijn om je te begeleiden. Zoek of controleer op onze website of een BIV-lid stagemeester is.

Account aanmaken

Je vindt het digitale aanvraagformulier om vastgoedmakelaar te worden in je persoonlijke BIV-account. Begin dus als eerste stap in het proces met het aanmaken van je eigen BIV-account.

Geef je e-mailadres in en kies een wachtwoord. Controleer je e-mailadres op typfouten.

Belangrijk! Dit e-mailadres wordt het primair contactadres voor ons. Geef een persoonlijk, privé-e-mailadres op waar alleen jij toegang toe hebt. 

Dat kan bijvoorbeeld een adres @outlook, @telenet, @icloud of @gmail zijn. We zien al te vaak dat mensen de toegang tot hun account verliezen omdat ze van kantoor veranderd zijn en hierdoor niet meer in hun oude mailbox kunnen. Gebruik géén info@ of andere rolgebaseerde adressen zoals kantoor@, immo@, verkoop@ en dergelijke. Wij zullen nooit jouw privé-e-mailadres publiceren of doorgeven aan derden (lees de privacy policy voor meer info).

Vervolgens ontvang je een korte e-mail met daarin een link. Klik op de link om de aanmaak van je account te bevestigen. Ontvang je die mail niet binnen 10 minuten, check dan je spamfolder of ongewenste post. In 99% van de gevallen waarin je mail niet onmiddellijk in je “Postvak IN” belandt, zit hij in één van die mappen. 

In je account heb je als kandidaat-vastgoedmakelaar voorlopig enkel maar toegang tot het aanvraagformulier om vastgoedmakelaar te worden. Dat verandert wanneer je aanvraag wordt goedgekeurd en je aan je stage kan beginnen. Je account groeit later als het ware met je mee, afhankelijk van je statuut als BIV-lid.

Jezelf identificeren

Haal je e-ID en kaartlezer boven of open alvast je itsme-account. Klik op de knop “Doorgaan met e-ID of itsme”.

Je belandt nu op de identificatiepagina van de federale overheid. Kies de methode die jouw voorkeur heeft en volg de instructies op het scherm. 

Als de identificatie afgerond is, word je terug naar de BIV-account geleid, waar de ingelezen gegevens ter controle weergegeven worden. Vul deze gegevens aan waar nodig en ga verder. 

Klik enkel op “Ik heb geen e-ID of itsme” als je niet over een elektronische identiteitskaart beschikt en je ook niet via itsme kunt gaan. Je wordt dan naar een formulier gebracht waar je je gegevens manueel moet intypen. Hou er rekening mee dat de verwerkingstijd van deze manueel ingevulde formulieren kan oplopen. 

Bemiddelaar of syndicus?

Vervolgens kies je welke activiteiten je wil gaan uitoefenen, met andere woorden of je bemiddelaar wil worden of syndicus.

Wil je beide activiteiten doen, dan dien je een aparte aanvraag in voor elke activiteit. 

Hoofdstage of bijstage

Je eerste aanvraag, of je enige aanvraag, wordt steeds je hoofdstage. Dien je nadien nog een tweede aanvraag in voor de andere deelkolom, dan wordt dat automatisch je bijstage.

Een hoofdstage impliceert dat je 1500 stageuren moet lopen. Een bijstage impliceert 750 stageuren. 

Je krijgt na deze keuze het volledige formulier te zien, met de gegevens uit de vorige stappen reeds ingevuld. Je kan dit formulier verder vervolledigen in een willekeurige volgorde, gespreid over meerdere dagen en op je eigen tempo. Als je dat wil, kan je een document uploaden en daarna uitloggen om een andere keer verder te werken. Dit hebben we zo voorzien omdat het soms kan gebeuren dat je een tijdje moet wachten op een attest.

Kantoorgegevens, stagemeester, taal

Vul de gegevens van je stagekantoor en je stagemeester in. De velden met een sterretje zijn verplicht. Het kantoor dat je hier invult, wordt je hoofdkantoor en wordt gepubliceerd op onze website in de makelaarszoeker zodra je stagiair bent geworden. 

Vul het BIV-nummer van je stagemeester in zonder leestekens.

Als je de website van je stagekantoor invult, vergeet dan “http://” of "https://" niet.

De taalrol of “officiële taal” wordt gebaseerd op de postcode van het stagekantoor. Als de postcode van je stagekantoor hoort bij een Vlaamse gemeente, word je op de Nederlandstalige taalrol ingeschreven en wordt dus je “officiële taal” automatisch “Nederlands”. Heeft je stagekantoor een Waalse postcode, dan wordt je taalrol “Frans”. In beide gevallen verdwijnt het veldje “officiële taal” omdat je geen keuze hebt. Heeft je stagekantoor een Brusselse postcode, dan kan je de “officiële taal” wel kiezen. De taalrol bepaalt onder meer of de Uitvoerende Kamer of de Chambre exécutive je aanvraag zal behandelen.

Betaling van dossierkosten

Om je aanvraag te kunnen verwerken, vragen we om 125 euro dossierkosten te betalen. In het online aanvraagformulier vind je de nodige instructies. Deze dossierkosten worden afgetrokken van je eerste ledenbijdrage.

Je kan ervoor kiezen om via overschrijving te betalen, of met de meeste gebruikelijke online betaalmogelijkheden (VISA, Mastercard, de app van je bank, …). 

Als je ervoor kiest om via overschrijving te betalen, vragen we om een betaalbewijs te uploaden bij je aanvraag. Dit kan bijvoorbeeld een schermafbeelding zijn van je bankapplicatie. Je ontvangt meteen na je keuze voor de overschrijving een automatische e-mail met de betaalinstructies. Hier staan onder andere het rekeningnummer en de gevraagde mededeling in. Na ontvangst van de overschrijving, zullen wij jouw dossierkosten aanvinken als “betaald”. Hou er rekening mee dat dit enkele dagen kan duren.

Kies je een online betaalmogelijkheid, dan kan de betaling meteen automatisch verwerkt worden en zal je aanvraag al na enkele minuten op “betaald” springen.

Verklaring op eer

Je dient op eer te verklaren of je ooit al in staat van faillissement bent gesteld. 

Dat doe je door de juiste optie aan te vinken in je aanvraag. De opties zijn: "Nooit in staat van faillissement verklaard" en "Reeds in staat van faillissement verklaard". Indien deze laatste optie van toepassing is, moet je het vonnis hiervan toevoegen bij "Documenten".

Inschrijving vastgoedmakelaar worden met laptop

Benodigde documenten, attesten of bewijzen

Onderaan de aanvraagpagina in je account vind je de bijlagen die we nodig hebben bij je aanvraag.  

Onder het kopje “diploma’s” kun je meerdere pdf-bestanden uploaden. Voor alle andere gevraagde documenten kan je telkens slechts één pdf uploaden. Upload je een tweede pdf, dan vervangt deze de eerste. 

Documenten moeten het PDF-formaat hebben en mogen niet groter zijn dan 10 MB.

Als je document te groot is, kun je hulpmiddelen voor bestandscompressie gebruiken. Sommige zijn betalend, andere zijn gratis, zoals het programma "SMALLpdf" van Google. 

Diploma

Vastgoedmakelaars in spe kunnen we een vastgoedopleiding aan een hogeschool of een ondernemersopleiding “Vastgoedmakelaar” bij Syntra zeker aanraden. Toch is elk Bachelordiploma van minimum niveau 6 in het Europees kwalificatiekader (EQF) toegelaten om de stap te wagen. Concreet voor Belgische diploma’s: als je geen vakspecifieke opleiding hebt gehad, moet je minstens over een Bachelor beschikken. 

Concreet kan je met één van de volgende documenten het traject aanvatten om vastgoedmakelaar te worden:

  • een diploma van het hoger onderwijs van minimum niveau 6 in het EQF;
  • een hieraan gelijkwaardig getuigschrift uitgereikt door een examencommissie van de Staat of van een Gemeenschap;
  • een diploma van ondernemingsopleiding dat overeenstemt met het beroep van vastgoedmakelaar;
  • een opleidingstitel uit een andere lidstaat die toelaat om daar tot het beroep van vastgoedmakelaar te worden toegelaten, of deze activiteit daar uit te oefenen (zie pagina "vastgoedmakelaar in het buitenland")

Consulteer voor meer details het koninklijk besluit betreffende de toegang tot het beroep van vastgoedmakelaar.

Voorbeelden attest zelfstandige

Loopbaanattest ("Attest zelfstandige")

Zorg voor een recent attest van aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen. Met “recent” bedoelen we: maximum drie maanden geleden uitgereikt! Hier moet de datum van aansluiting vermeld staan, net als je hoofd- of bijberoep.

Géén KBO-uittreksel!

Uittreksel strafregister

Vraag vóór je je aanvraag indient bij je gemeente een uittreksel uit het strafregister aan. Dit uittreksel mag op het moment dat je je aanvraag indient niet ouder zijn dan drie maanden (cf. art. 5§1 en art.17 Vastgoedmakelaarswet).

Stageovereenkomst

We bieden een model van stageovereenkomst aan.

Dit modeldocument is juridisch gevalideerd en is evenwichtig voor beide partijen. We raden het gebruik van dit model aan, maar het is niet verplicht. Onderteken samen met je toekomstige stagemeester twee exemplaren en upload één exemplaar bij je aanvraag.

    Aandachtspunten bij het afsluiten van je stageovereenkomst:

    • De stagiair en de stagemeester moeten een stageovereenkomst sluiten die hun verhoudingen in het kader van de stage zal regelen.
    • Je mag ons model, met inachtneming van het stagereglement, aanvullen met eigen contractuele bepalingen. Als je het model van stageovereenkomst niet strikt volgt, moet je overeenkomst wel minstens de minimale inhoud bevatten (zie artikel 6 van het stagereglement).
    • De stageovereenkomst heeft pas uitwerking vanaf de inschrijving van de kandidaat-stagiair op de lijst van stagiairs en niet vanaf de ondertekening van de stageovereenkomst. Vanaf diezelfde datum van inschrijving is het de stagiair toegelaten om het beroep van vastgoedmakelaar uit te oefenen.
    • De stage wordt volbracht voor rekening van de stagemeester. De stage moet volbracht worden in België. 
    • De stageovereenkomst is een overeenkomst voor het verlenen van diensten in de hoedanigheid van zelfstandige. Het gaat dus niet om een arbeidsovereenkomst voor een bediende. De overeenkomst moet schriftelijk worden afgesloten.
    • Hou er rekening mee dat je stagemeester zelf moet ingeschreven zijn op de deelkolom(men) waarop jij wil ingeschreven worden.
    • De stageovereenkomst mag ondertekend worden in naam van een vennootschap waarbinnen de stagemeester zijn vastgoedactiviteiten uitoefent, ook al is de stagemeester altijd een natuurlijke persoon ingeschreven op het tableau van beoefenaars. In dat geval moet het bewijs waaruit blijkt dat de stagemeester zaakvoerder, bestuurder en/of werkende vennoot is van deze vennootschap bij de stageovereenkomst worden gevoegd.
    • Indien de stageovereenkomst ondertekend wordt in naam van een vennootschap maar de aangewezen stagemeester niet opgenomen is in de organen van de vennootschap voor wiens rekening de stagiair stage zal lopen, moet de stageovereenkomst worden ondertekend door één van de organen van de vennootschap en door de stagemeester, en daarenboven moet een document worden voorgelegd, ondertekend door de vennootschap, waarin het bestaan van een samenwerkingsovereenkomst tussen deze vennootschap en de stagemeester bevestigd wordt, alsook van het feit dat deze samenwerking betrekking heeft op een periode van minstens de volledige duur van de stage.

    Verklaring op eer (indien van toepassing)

    Indien je ooit reeds in staat van faillissement werd verklaard, voeg je het vonnis hiervan toe.

    Voorbeelden bewijs derdenrekening

    Bewijs van derdenrekening

    Al wie vastgoedmakelaar bemiddelaar of rentmeester is heeft een derdenrekening nodig om voorschotten en andere gelden die niet van jou of voor jou zijn, op te laten storten. Aan die personen vragen we daarom een bewijs dat ze beschikken over zo’n geblokkeerde rekening. Dit mag de derdenrekening van je stagekantoor zijn. Wie enkel stage loopt als syndicus hoeft niet over een derdenrekening te beschikken.

    Wie ervoor opteert om meteen een eigen derdenrekening te openen zal dit pas kunnen na de inschrijving op de lijst van stagiairs. Pas dan voldoe je aan de voorwaarden die nodig zijn opdat de bank voor jou een derdenrekening mag openen. 

    Daarom krijg je tot 3 maanden na je inschrijving de tijd om dit bewijs te bezorgen.

    Bij voorkeur bewijs je dat je beschikt over een derdenrekening met een recent (bij voorkeur niet ouder dan 6 maanden) uittreksel van de bank, of met een attest van de bank met duidelijke vermelding van “derdenrekening”, of met een derdenrekeningovereenkomst met de bank. We hebben hier een model van overeenkomst van, opgesteld voor vastgoedmakelaars door de federatie van financiële instellingen.

    Hou er rekening mee dat als je tijdens je stage eigen activiteiten ontwikkelt buiten het kantoor van je stagemeester, je voor deze activiteiten over een eigen derdenrekening moet beschikken.

      Indienen

      Om je aanvraag te kunnen indienen, moet je aanvraag minstens op enkele punten in orde (groen) zijn. 

      • je identiteitsgegevens zijn geverifieerd (dit gebeurt automatisch als je je e-ID of itsme gebruikt)
      • je kantoorgegevens zijn ingevuld en opgeslagen
      • je dossierkosten zijn betaald (verificatie gebeurt onmiddellijk bij online betaling, na enkele dagen bij overschrijving)
      • je bijlagen zijn geüpload

      Als aan bovenstaande voorwaarden is voldaan, wordt de status van de aanvraag “klaar om in te dienen” en wordt de groene knop “indienen” aanklikbaar. Hiermee leg je je aanvraag aan ons voor. Wij zullen zo spoedig mogelijk je aanvraag inhoudelijk nakijken en feedback bezorgen. Dit kan je allemaal opvolgen in je account. 

      Als er bepaalde onderdelen van je aanvraag niet helemaal correct of onduidelijk zijn, zullen we dit aangeven en kan je correcties aanbrengen en opnieuw indienen.

      Is je dossier volledig in orde (en alleen dan), dan ben je klaar voor de volgende stap en zal je een uitnodiging ontvangen om de competentietest te komen afleggen. 

      De status van je aanvraag

      Je aanvraag heeft steeds een status die aangeeft wat er moet gebeuren of in welke fase de aanvraag zich bevindt. De mogelijke statussen zijn de volgende.

      • Aanvraagformulier vervolledigen. Je aanvraag voldoet nog niet aan de voorwaarden om ingediend te worden. Je kan op eigen tempo aan de vervollediging werken. Kijk onderaan de aanvraagpagina voor informatie over wat nog niet in orde is.
      • Klaar om in te dienen (minimumvoorwaarden voldaan). Je aanvraag voldoet aan de minimale voorwaarden om ingediend te worden. Je moet de aanvraag wel nog indienen vooraleer we ze behandelen.
      • Klaar om in te dienen (Alle voorwaarden voldaan). Je aanvraag voldoet aan meer dan de minimale voorwaarden om ingediend te worden. Je moet de aanvraag wel nog indienen vooraleer we ze behandelen.
      • Aanvraag kon niet volledig verwerkt worden. Contacteer ons. Je hebt je aanvraag ingediend, maar er is ergens achter de schermen iets foutgelopen. Kan gebeuren, maar niets is verloren. Neem even contact met ons op en dan bekijken we het samen.
      • Ingediend, wachten op beoordeling. Je aanvraag is ingediend! Nu is het wachten op de beoordeling ervan. Soms krijgen we erg veel aanvragen tegelijk binnen, soms zijn er dat iets minder. Geef ons wat tijd.
      • Aanpassingen nodig. We hebben je aanvraag beoordeeld, en er is gebleken dat bepaalde gegevens of documenten niet voldoende recent zijn, niet voldoende volledig of gewoon fout zijn. Je ziet in de aanvraag over welke gegevens het gaat en je krijgt meestal een bericht met extra uitleg. We verwachten dat je de nodige aanpassingen doorvoert.
      • Aanpassingen goedgekeurd. De aanpassingen die je hebt doorgevoerd, zijn goedgekeurd. Je aanvraag zal snel de status “aanvaard” krijgen.
      • Aanvraag geweigerd. Je aanvraag is geweigerd. Je zal meer informatie van ons ontvangen.
      • Aanvraag op de UK-agenda geplaatst. Er zijn bepaalde elementen in je aanvraag waarvoor onze diensten het nodig achten dat de Uitvoerende Kamer zich uitspreekt. Ook hier is de timing afhankelijk van veel variabelen zoals de zittingsagenda en de workload van de Kamer.
      • Aanvraag aanvaard. Je aanvraag is aanvaard. Je zal meer informatie krijgen over de volgende stap: de competentietest.
      • Klaar voor competentietest. Je bent uitgenodigd om je in te schrijven voor de competentietest. Deze status blijft staan tot na de competentietest, meerbepaald tot het moment waarop je aanvraag definitief aanvaard wordt.