Transparantie op de derdenrekening blijft van groot belang

Regelmatig brengen we in deze nieuwsbrief sensibiliserende tuchtrechtspraak naar voor. Vandaag staan we stil bij het belang van een transparante derdenrekening.

Zo behandelde de Nederlandstalige Uitvoerende Kamer recent een dossier waar dit gebrek aan transparantie ter discussie stond. Zo werden er over een periode van twee jaar tijd gelden van de derdenrekening overschreven naar diverse andere rekeningen zonder dat duidelijk werd waar deze bedragen betrekking op hadden en zonder dat duidelijk was dat om het om bedragen ging die conform instructie van een opdrachtgever of betrokken partij mochten worden overgeschreven. Evenmin was duidelijk of het voorschotten betrof of om dit om commissielonen ging. De onregelmatigheid werd vastgesteld tijdens een kantoorcontrole door een van onze referendarissen. 

In totaal werd in die periode 110.000 euro overgeschreven naar diverse andere rekeningen. De beklaagden waren zich niet bewust van hun verkeerde handelingswijze en weten de oorzaak aan doorstorting in bulk van diverse bedragen waar de vennootschap recht op had. Ook hun werkwijze inzake huurbemiddeling en rentmeesterschap waarbij facturen gegroepeerd werden en op een welbepaald moment werden overgeschreven naar de vennootschapsrekening zou mee aan de basis liggen van het probleem. Factuur- en commissiegelden bleven een tijd geparkeerd op de derdenrekening, werden gebundeld en vervolgens doorgestort naar de kantoorrekening, zo gaven de beklaagden aan.

De leden van de Uitvoerende Kamer benadrukten dat dit een ontransparante praktijk is, maar namen wel aan dat er geen kwaad opzet aanwezig was en stelden vast dat er geen onrechtmatige toe-eigeningen plaatsvonden. Correct was uiteraard geweest dat elke verrichting of betaling - minstens per dossier - met een klantnaam en dossier en-of factuurnummer verwijzende mededeling te linken is aan een bepaalde transactie en zo doorgestort wordt zodanig dat in één oogopslag duidelijk wordt waarover het gaat.

Naast het gebrek aan transparantie op de derdenrekening was er ook nog een probleem inzake onvolledige publiciteit waarbij de verplichte vermeldingen inzake stedenbouw en EPC ontbraken. De Uitvoerende Kamer legde uiteindelijk een berisping op.