Richtlijn justitieminister Geens: AV's kunnen worden georganiseerd onder voorwaarden...

Voor professionele syndici bestond er onduidelijkheid over de vraag vanaf wanneer er opnieuw AV's ingericht kunnen worden, met respect voor de veiligheidsvoorschriften. Tegelijkertijd staan ze in het najaar voor een quasi onmogelijke opdracht. Minister Geens vaardigt nu een nieuwe richtlijn uit voor algemene vergaderingen tot en met 30 juni.

De sectorvertegenwoordigers voor de professionele syndici waren zich van het probleem bewust. De afgelopen weken en maanden hebben BIV, CIB Vlaanderen en Federia dan ook nauwe en goede contacten onderhouden met het kabinet van Justitieminister Geens (CD&V). Dat resulteerde in eerste instantie in het KB nr. 4, met een mogelijkheid tot rechtsgeldig uitstel, alsook verlenging van de mandaten, en vervolgens in een verlenging van de geldigheidsduur van dat KB tot 30 juni.

In het licht van de evoluerende omstandigheden zijn we afgelopen weken opnieuw richting politiek getrokken om twee bezorgdheden aan te kaarten:

1. Wat met algemene vergaderingen tot 30 juni? Vanaf wanneer kunnen de syndici opnieuw vergaderingen inrichten en zo ja voor welke gebouwen (kleinere groepen mede-eigenaars, met voorzorgsmaatregelen, …)? Heel wat syndici zijn immers vragende partij om te bekijken of er al een oplossing kan worden voorzien voor kleinere gebouwen, om toch wat voorsprong te realiseren richting het najaar. Al zal dat door de onbeschikbaarheid van veel zalen niet evident zijn…

2. De nood aan een structurele oplossing voor de concentratie van algemene vergaderingen in het najaar, door de samenloop van in te halen vergaderingen met deze die sowieso dan moeten ingepland worden (cfr. 15-daagse periode in het Reglement van Interne Orde). 

BIV, CIB Vlaanderen en Federia hebben over deze onderwerpen een gezamenlijk, formeel schrijven aan de minister gericht. We vroegen daarbij prioritair aandacht voor de korte termijn.

Algemene vergaderingen tot 30 juni

Op de vraag wanneer en hoe de syndici kunnen heropstarten heeft de minister zich ondertussen formeel uitgesproken door middel van een expliciete richtlijn, die met onmiddellijke ingang van kracht wordt. We kregen de richtlijn door per e-mail en nemen ze hieronder letterlijk over:

"Het volmachtsbesluit nr. 4 stelt dat alle algemene vergaderingen die niet kunnen doorgaan omwille van de veiligheidsvoorschriften gerelateerd aan de Covid-19 pandemie, moeten worden gehouden binnen de uitgestelde periode van 1 juli tot 30 november. Die formulering laat dus de ruimte voor het houden van een fysieke vergadering, als dat kan zoals hieronder verder gepreciseerd. Het blijft ook toegelaten om de procedure schriftelijk te voeren, eventueel met ondersteuning van tele- of videoconferentie, indien alle mede-eigenaars daarmee instemmen. 

De veiligheidsvoorschriften evolueren voortdurend en laten soms ruimte voor interpretatie. Gelet op de vragen die hierover momenteel rijzen, wensen we te bevestigen dat de vergaderingen op fysieke wijze kunnen doorgaan, evenwel onder een aantal voorwaarden. In plaats van een maximum aantal deelnemers op te leggen, is het belangrijker om na te gaan of de vergadering op een veilige manier kan worden georganiseerd. Het is essentieel dat de deelnemers 1,5 meter afstand kunnen houden van elkaar, hetgeen impliceert dat de vergadering plaatsvindt in een ruimte die is aangepast aan het aantal deelnemers. Indien nodig, kan het aantal deelnemers worden beperkt door slechts één deelnemer per mede-eigendom toe te laten, en eventueel ook gebruik te maken van volmachten. Daarnaast moeten de nodige maatregelen worden genomen om de veiligheid van eenieder te waarborgen, zoals verder gepreciseerd in de sectorgids.

Hoewel we er ons van bewust zijn dat dit inspanningen vraagt, zijn we er ook zeker van dat de nodige creativiteit en verantwoordelijkheidszin aan de dag kan worden gelegd om de vergaderingen terug op te starten. Het blijft evenwel toegelaten, tot en met 30 juni, om te kiezen voor een uitstel van de vergadering indien de vergadering niet op een veilige manier kan worden georganiseerd. Die uitgestelde vergadering zal dan moeten plaatsvinden tussen 1 juli en 30 november".

De Minister stelt in zijn nieuwe richtlijn dat er vanaf nu inderdaad opnieuw algemene vergaderingen georganiseerd kunnen worden. Het standpunt dat wordt verdedigd luidt dat niet gekeken dient te worden naar het samenscholingsverbod. Volgens de richtlijn mag men mensen samenbrengen voor een AV, op voorwaarde dat de zaal groot genoeg is om de afstand van anderhalve meter tussen de mede-eigenaars te garanderen. 

Het BIV heeft hierbij een belangrijke bemerking... 

Het ‘ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken’ (art, 5,1°) stelt dat samenscholingen verboden zijn, behalve de uitzonderingen zoals opgenomen in deze bepaling (zoals begrafenisceremonies, huwelijken, enz.).  De deelname aan een algemene vergadering van een vereniging van mede-eigenaars is niet als uitzondering in deze lijst opgenomen.  Beter zou zijn om in het MB een bijkomende uitzondering te voorzien wat AV’en bij mede-eigendommen betreft, zodat dit ook in de regelgeving is vastgelegd.
 

Verder vormt het feit dat de horeca vooralsnog gesloten is een belemmerende factor in deze. Daardoor is het niet evident om zalen te vinden die voldoende ruim zijn voor AV's in mede-eigendommen met een zekere grootte. 

De minister geeft het advies om te werken met volmachten. Noteer daarbij dat de wettelijke beperkingen conform art. 577-6, §7, 5de lid BW blijven gelden (niet meer dan drie, behoudens indien de grens van 10% van de quotiteiten niet wordt overstegen). Op dezelfde wijze wordt voorlopig niet afgeweken van de unanimiteitsvereiste bij de schriftelijke procedure, nochtans een noodzakelijk deel van een structurele oplossing, waar BIV, CIB Vlaanderen en Federia op blijven aandringen. Voorts blijven we verder hameren op de vraag of virtuele AV's (via video conferencing zoals bv. Zoom, Skype...) in een mede-eigendom op termijn realiteit kunnen worden, met een gewone of desnoods een gekwalificeerde meerderheid van stemmen.

Geens verwijst ook expliciet naar de veiligheidsvoorschriften in de sectorgids van het SF323, als basisvoorwaarde om een AV te kunnen inrichten. Lukt het niet deze na te leven of een voldoende grote zaal te vinden om de 1,5 meter afstand te respecteren, dan blijft uitstel een optie, conform KB nr. 4.

Algemene vergaderingen in het najaar

Het Bijzonder Volmachtenbesluit (KB nr. 4) bood een oplossing om uitgestelde AV's rechtsgeldig opnieuw te kunnen inplannen in een tijdsbestek van maximum vijf maanden na 30 juni. Iedereen die als syndicus actief is, weet evenwel dat de inhaalbeweging die op deze wijze opgelegd wordt aan de syndicus praktisch en organisatorisch niet haalbaar is. Het betekent dat er voor vier maanden vergaderingen ingehaald moeten worden, waarvoor de syndici nominaal vijf maanden de tijd krijgen. 

Syndici zullen het wellicht moeten proberen maar vergaderen in de zomermaanden is niet evident. De focus zal daardoor op de maanden september-oktober-november moeten liggen, waarin de overgrote meerderheid van de vergaderingen van het voorjaar ingehaald moet worden, samen met de vergaderingen die dan sowieso op de kalender staan, plus eventuele tweede vergaderingen wanneer het quorum niet wordt gehaald. Dat is onwerkbaar en onleefbaar, vinden we. 

Met een nieuw schrijven, dat gezamenlijk is uitgestuurd namens BIV, CIB Vlaanderen en Federia trekken we aan de alarmbel. In de brief, die aan minister van Justitie Geens is bezorgd, dringen we aan op een structurele oplossing. Die bestaat volgens de sectororganisaties minstens uit de volgende punten:

1. De koppeling van de geldigheidsduur van het KB nr. 4 aan de versoepeling van het samenscholingsverbod en de vereiste van social distancing, zodat het KB blijft gelden zolang deze maatregelen van kracht zijn;

2. Het voorzien van de mogelijkheid tot het overdragen van de algemene vergadering naar de 15-daagse periode, voorzien in de statuten, in 2021, enkel voor de vergaderingen die onder het toepassingsgebied van het KB nr. 4 vallen, en dit behoudens in geval de syndicus de inschatting maakt dat een dringende beslissing noodzakelijk is of wanneer één of meer mede-eigenaars die ten minste één vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten, verzoeken om een vergadering te organiseren;

3. Een tijdelijke verlaging van de unanimiteitsvereiste bij de schriftelijke besluitvorming tot een 4/5de-meerderheid t.e.m. 31 december 2020.

Alleen via een structurele oplossing kan vermeden worden dat gezondheidsrisico’s moeten worden genomen om de goede werking van appartementsgebouwen te vrijwaren, alsook dat net mensen uit risicogroepen minder zouden participeren aan de beraadslagingen omdat ze terecht vrezen voor de ziekte. 

Lees het integrale schrijven dat aan het Kabinet van Justitie werd gestuurd.

Dit zal de basis vormen voor verder overleg de komende dagen en weken. De politiek heeft zich in het verleden altijd gekeerd tegen verder uitstel, alsook tegen een verlaging van de unanimiteitsvereiste bij de schriftelijke besluitvorming, maar we blijven druk op de ketel zetten en houden je op de hoogte van zodra er meer nieuws is!