Controles Economische Inspectie toegelicht: anti-witwas

In deze mail lichten we het laatste controlepunt toe dat de Economische Inspectie zal nagaan indien ze je kantoor aan een controle onderwerpt, zie ook BIV-Mail 365. Het gaat om de naleving van je anti-witwasverplichtingen, die hun oorsprong vinden in de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld, de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik in contanten. Hierna lijsten we de 10 verplichtingen terzake op:

1. voeren van een klantenonderzoek

Vooreerst moet je de cliënt identificeren en zijn identiteit verifiëren aan de hand van bewijsstukken. Welke gegevens je precies nodig hebt en via welk(e) bewijsstuk(ken) je dit moet doen, afhankelijk of het om natuurlijke dan wel om rechtspersonen gaat, lees je hier. Indien het klantenonderzoek niet kan worden uitgevoerd, is het verboden om met de betrokkene een zakelijke relatie aan te gaan of verrichtingen voor hem uit te voeren. De identificatiegegevens moet je gedurende minstens 10 jaar bewaren. 

Daarnaast is er de identificatie en identiteitsverificatie van de uiteindelijke begunstigde, die de naam en voornaam van de begunstigde omvat alsook, in de mate van het mogelijke, zijn geboortedatum, geboorteplaats en adres.

Ook moet je de tegenpartij identificeren. Het reglement geeft enkel aan dat er een identificatieplicht van de tegenpartij moet gebeuren bij overeenkomsten die leiden tot aan - of verkoop, ruil of afstand van onroerende goederen of rechten, dus niet bij huur of verhuur.  

1. risicobeoordeling en cliëntacceptatiebeleid

Een algemene risicobeoordeling moet je toelaten om de risico’s verbonden aan witwas of financiering van terrorisme te identificeren en waar nodig in te perken. Hiervoor zijn o.a de kenmerken van de cliënten, producten, diensten of verrichtingen die men aanbiedt en de betrokken landen van belang.

Je dient een cliëntacceptatiebeleid uit te stippelen, aangepast aan het risicoprofiel van de cliënten. Naarmate het risico hoger wordt, moet je meer voorzorgsmaatregelen nemen. Het anti-witwasreglement voorziet in een niet-exhaustieve lijst van 15-tal transacties als mogelijk risico, waarmee je de mate waarin je je cliënt kan aanvaarden, bepaalt.

1. waakzaamheid

Na de aanvaarding van de cliënt moet je als vastgoedmakelaar ook waakzaam zijn, zowel bij occasionele verrichtingen als bij verrichtingen die zich gedurende de zakelijke relatie voordoen. Hiervan moet je een schriftelijk verslag opstellen. Je onderzoekt, in zoverre mogelijk de achtergrond en het doel van alle verrichtingen die voldoen aan ten minste een van de volgende voorwaarden : 1° ze zijn complex; 2° ze zijn ongebruikelijk groot; 3° ze vertonen een ongebruikelijk patroon; en/of 4° ze hebben geen duidelijk economisch of rechtmatig doel.

Wees ook waakzaam bij derde landen met een hoog risico, belastingparadijzen, de aanwezigheid van politiek prominente personen en personen verdacht van terrorisme. De tool anti-witwas is hiervoor handig!

1. meldingsplicht aan de CFI

Meld bij het minste vermoeden een aankomende verrichting die verband kan houden met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI) via dit meldingsformulier. De CFI kan zich verzetten tegen de uitvoering van die verrichting. De cliënt of derden mogen in geen geval op de hoogte worden gesteld van het feit dat informatie aan de cel werd gemeld. Je hoeft niet angstig te zijn om te melden, de identiteit van de melder mag immers niet worden vrijgegeven.

1. stel een anti-witwasverantwoordelijke aan

Elk vastgoedkantoor moet over een anti-witwasverantwoordelijke beschikken, tevens de contactpersoon voor de CFI en de FOD Economie met betrekking tot alle vragen hieromtrent. Daarnaast kan je ook een AMLCO (Anti-Money Laundering Compliance Officer) aanduiden die bv. analyseert of zich atypische verrichtingen zouden voordoen. Deze AMLCO is evenwel niet verplicht.

1. gegevens bewaren

Bewaar volgende documenten en gegevens: de identificatiegegevens, (met afschrift van het bewijs of het resultaat van de raadpleging binnen een informatiebron, en dit gedurende tien jaar), de bewijsstukken en registraties van verrichtingen (gedurende tien jaar), het geschreven verslag van de analyse van de typische verrichtingen. Vergeet de gegevens na tien jaar niet te wissen.

1. vormingsplicht

Zowel vastgoedmakelaars als hun personeel moeten vertrouwd zijn met de bepalingen uit de antiwitwaswet. Duik hiervoor in ons uitgebreide vormingsaanbod. 

1. CFI-bijdrage

Jaarlijks betaal je als vastgoedmakelaar een CFI-bijdrage, die vervat zit in je BIV-bijdrage en door het BIV wordt doorgestort aan de CFI. Wie enkel syndicus is, betaalt deze bijdrage niet.

1. weiger cash

Sinds 1 januari 2014 geldt er een totaal cashverbod bij de aankoop van vastgoed! Elke verkoopovereenkomst moet het rekeningnummer vermelden waar de betaling vandaan komt. De prijs van de verkoop van een onroerend goed mag enkel vereffend worden d.m.v. overschrijving of cheque. 

1. vermeld het rekeningnummer in de verkoopovereenkomst

De verkoopovereenkomst moet het rekeningnummer en de identiteit van de houders van die rekeningen vermelden die gedebiteerd werd of zal worden om de prijs en, in voorkomend geval, het voorschot over te dragen. Indien de rekening nog niet gekend is moet de overeenkomst minstens een verklaring bevatten van de partijen, waarin de wijze waarop de aankoop zal gefinancierd worden vermeld is. Indien er onvolledigheden of nalatigheden zijn op dit punt, dien je dit te melden aan de CFI.

Meer info is te vinden in onze handleiding anti-witwas en samenvatting op onze site. Je vindt er ook de lijst met atypische verrichtingen terug.