Facility management - Transitie naar outsourced facility management

Meer en meer is facility mangement een essentieel onderdeel geworden van de bedrijfsvoering en neemt het een strategische positie in. De moderne facility manager maakt deel uit van de strategische en operationele bedrijfsvoering. Bedrijven zullen meer en meer diensten outsourcen en zich enkel bezig houden met hun core-business. Het is de rol van het facility team om alle medewerkers en bezoekers te ontvangen in een gebouw dat beantwoord aan alle eisen van de moderne en hedendaagse eisen teneinde dat iedereen zich hier in een optimale werkomgeving thuis voelt. Hierdoor kan men eveneens streven naar meer efficiëntie en kostenbesparend werken.

Transitie naar outsourced facility Management.

De implementatie van het transitieproject is de meest intensieve fase van het project. In deze fase worden de communicatie- en projectplannen geïmplementeerd die tijdens de mobilisatie zijn ontwikkeld.Het is de overgang van insourced management naar outsourced management.Maar hoe gaan we te werk om van insourcen naar outsourcen te evolueren?

• Er moet eerst beslist worden of we middelencontracten of kwaliteits gedreven contracten zullen afsluiten.
• Er dient een globaal lastenboek opgesteld te worden.
• Vervolgens dient de transitie en implementatie periode bepaald te worden. (Implementatie en go-live datum)
• Alle stakeholders worden uitgenodigd en er wordt een communicatieplan opgesteld.
• Transitie en implementatieplan wordt opgesteld waarin de verschillende Workstreams aan de respectievelijke stakeholders worden toegekend.
• De Transitie en Implmentation manager heeft de leiding, coördineert en stuurt bij waar nodig.
• Overdracht beschrijft de vereisten voor het overdragen van contracteigendom aan het operationele managementteam na voltooiing van een transitieproject.

Strategie voor grote organisaties: hoe worden FM uitbestedingscontracten aangepakt in internationale en multi site bedrijven.

Bekijk ook de andere opleidingen over facility management:

• Facility management - Transitie naar outsourced facility management (deze opleiding)
• Facility management - Opmaak van Service Level Agreements en Key Performance Indicators
• Facility management - Financiële en operationele rapportage
• Facility management - Operationeel Facility Management

Programma

• Dag 1:
  • Inleiding tot Transitie Management:
    • Definitie van transitie naar outsourced facility management.
    • Belangrijkste doelstellingen en voordelen van een succesvolle transitie.
    • Overzicht van de transitiefasen en -processen.
  • Contractuele Overwegingen:
    • Middelencontracten versus kwaliteitsgedreven contracten: voor- en nadelen.
    • Het belang van een gedetailleerd en evenwichtig contract.
    • Juridische en financiële aspecten van outsourcingcontracten.
  • Opstellen van een Globaal Lastenboek:
    • Identificeren van essentiële vereisten en doelen.
    • Structuur en inhoud van een effectief lastenboek.
    • Het belang van heldere specificaties en SLA's (Service Level Agreements).
  • Transitieplanning en Implementatie:
    • Vaststellen van de transitie- en implementatieperiode.
    • Rol van de Transitie- en Implementatiemanager.
    • Toewijzing van taken en verantwoordelijkheden aan verschillende stakeholders.
• Dag 2:
  • Stakeholder Management en Communicatie:
    • Identificeren van belangrijke stakeholders en hun belangen.
    • Ontwikkelen van een effectief communicatieplan.
    • Omgaan met weerstand en uitdagingen tijdens de transitie.
  • Overdracht van Contracteigendom:
    • Definitie van overdrachtseisen en -procedures.
    • Voorbereiding van het operationele managementteam voor contractovername.
    • Evaluatie van de voltooide transitie en implementatie.
  • Strategieën voor Grote Organisaties:
    • Specifieke uitdagingen en benaderingen voor internationale en multi-site bedrijven.
    • Best practices voor het beheren van FM-uitbestedingscontracten op grote schaal.
  • Oefening: Opstellen van een Transitie- en Implementatieplan:
    • Deelnemers krijgen de kans om hun kennis toe te passen door een transitie- en implementatieplan op te stellen voor een fictieve casestudy.
    • Groepsdiscussies en feedbacksessies om inzichten te delen en best practices te benadrukken.