De 10 antiwitwasverplichtingen

De antiwitwaswet is een hele brok. We distilleerden de volgende 10 verplichtingen die je als vastgoedmakelaar-bemiddelaar hebt (de syndici zijn niet onderworpen aan deze verplichtingen).

a. Identificatie en identiteitsverificatie "cliënt" = resultaatsverbintenis

Vastgoedmakelaars moeten hun cliënten en hun eventuele lasthebbers identificeren alsook hun identiteit verifiëren, aan de hand van één of meerdere bewijsstukken of betrouwbare en onafhankelijke informatiebronnen die deze gegevens kunnen bevestigen. Deze bewijsstukken moeten bewaard worden (zie hierna), dit kan op papier of op een elektronische drager.

Voor natuurlijke personen omvat deze identificatie: de naam, voornaam, geboortedatum en geboorteplaats van de cliënt. Het is ook raadzaam dat u de relevante informatie inwint over het adres van de geïdentificeerde persoon. De identiteit kan geverifieerd worden aan de hand van de identiteitskaart. Indien de cliënt de zijn woonplaats heeft in het buitenland, kan zijn identiteit ook worden geverifieerd aan hand van zijn paspoort of het rijbewijs voor personen van buitenlandse nationaliteit 

Indien de cliënt een rechtspersoon is, moet de vastgoedmakelaar volgende gegevens kennen: de maatschappelijke naam, de maatschappelijke zetel, de bestuurders en de kennisneming van de bepalingen inzake de bevoegdheid van de vertegenwoordigers om de rechtspersoon te verbinden. De identiteit van de rechtspersoon kan geverifieerd worden aan de hand van: de recentste versie van de gecoördineerde statuten, de lijst van bestuurders en de bekendmaking van hun benoeming in het Belgisch Staatsblad, de recentste publicatie in het Staatsblad van de vertegenwoordigingsbevoegdheden van de rechtspersoon-cliënt.

Indien noodzakelijk, zoals bij langere zakelijke relatie met een bepaalde cliënt, moeten de identiteitsgegevens geactualiseerd worden. 

Indien het klantenonderzoek niet kan worden uitgevoerd, dan is het de vastgoedmakelaar verboden om met betrokkene een zakelijke relatie aan te gaan, te handhaven, of verrichtingen voor hem uit te voeren.

De identificatiegegevens moeten gedurende minstens 10 jaar bewaard en geactualiseerd worden, vanaf het einde van de zakelijke relatie (art. 60 van de antiwitwaswet).

b. Identificatie en identiteitsverificatie "uiteindelijke begunstigde" = inspanningsverbintenis

Vastgoedmakelaars dienen tevens de persoon of personen voor wiens rekening of ten voordele van wie een verrichting wordt uitgevoerd (begunstigde of uiteindelijke begunstigde van de cliënt en van de lasthebber) te identificeren en alle redelijke maatregelen nemen om hun identiteit te controleren.

Deze identificatie omvat de naam en voornaam van de begunstigde. In de mate van het mogelijke dient te worden overgegaan tot verificatie van geboortedatum en geboorteplaats van de uiteindelijke begunstigde. Verder dient in de mate van het mogelijke informatie worden ingewonnen over zijn adres.

c. Identificatie van de “tegenpartij”

Doorgaans is de verkoper of de verhuurder de cliënt van de vastgoedmakelaar, niet de koper of de huurder, tenzij in geval van een zoekopdracht. Het antiwitwasreglement verplicht de vastgoedmakelaar tevens de "tegenpartij" te identificeren (art. 2 van het antiwitwasreglement)

Net als van zijn cliënt dient de vastgoedmakelaar van de tegenpartij volgende gegevens te kennen (natuurlijke persoon): naam, voornaam, geboortedatum en geboorteplaats, en, in de mate van het mogelijke, het adres. De identiteit kan geverifieerd worden aan de hand van de identiteitskaart of inschrijving in het vreemdelingenregister. Indien de tegenpartij zijn woonplaats heeft in het buitenland, kan zijn identiteit ook worden geverifieerd aan hand van zijn paspoort of het rijbewijs voor personen van buitenlandse nationaliteit. Voor rechtspersonen voorziet het reglement in een gelijkaardig identificatie- en verificatieverplichting.

d. tijdstip van identificatie en verificatie van de identiteit

Het reglement voorziet dat de identificatie en verificatie van de cliënten moet gebeuren voorafgaandelijk aan het afsluiten van een bemiddelingsovereenkomst. Wat de tegenpartij betreft gebeurt dit vooraleer er een rechtshandeling zoals een compromis of een verkoop- of aankoopbelofte wordt afgesloten (art. 3 van het antiwitwasreglement).

Voer een klantenonderzoek: identificeer de cliënt, de uiteindelijke begunstigde en de tegenpartij. 

Na de aanvaarding van de cliënt moet je als vastgoedmakelaar ook een waakzaamheid aan de dag leggen ten aanzien van de occasionele verrichtingen, alsook een doorlopende waakzaamheid ten aanzien van de verrichtingen die gedurende de zakelijke relatie worden uitgevoerd. Hiervan moet je ook een schriftelijk verslag opstellen (art. 45 antiwitwaswet).

Als vastgoedmakelaar onderzoek je met name, voor zover redelijkerwijs mogelijk, de achtergrond en het doel van alle verrichtingen die voldoen aan ten minste een van de volgende voorwaarden : 1° zij zijn complex; 2° zij zijn ongebruikelijk groot; 3° zij vertonen een ongebruikelijk patroon; en/of 4° zij hebben geen duidelijk economisch of rechtmatig doel.

Er zijn ook een aantal gevallen waarin een verhoogde waakzaamheid vereist is. Dit is het geval als er sprake is van derde landen met een hoog risico, gevaar voor ernstige fiscale fraude (gebruik van belastingparadijzen), de aanwezigheid van politiek prominente personen en personen verdacht van terrorisme.

Wees waakzaam en analyseer atypische verrichtingen.

Elk vastgoedkantoor is verplicht om een antiwitwasverantwoordelijke aan te stellen. Deze persoon is belast met de vaststelling en invoering van de procedures voor interne controle, informatieverstrekking om verrichtingen die met het witwassen van geld en de financiering van het terrorisme verband houden, te voorkomen, op te sporen en te verhinderen.

De antiwitwasverantwoordelijke is de contactpersoon voor de CFI en de FOD Economie met betrekking tot alle vragen hieromtrent. Gelet op zijn taken kan niet om het even wie aangeduid worden als antiwitwasverantwoordelijke. Het reglement stelt dat deze persoon over de beroepservaring, het hiërarchisch niveau en de bevoegdheden dient te beschikken die nodig zijn om die functie effectief en autonoom te kunnen uitoefenen. Zo is het bv. uitgesloten dat een onthaalbediende wordt aangeduid voor deze functie.

Daarnaast kunnen er ook één of meerdere personen aangeduid worden die belast zijn met het toezicht op de tenuitvoerlegging van de gedragslijnen, procedures en internecontrolemaatregelen, met de analyse van de atypische verrichtingen en met de opstelling van de desbetreffende schriftelijke verslagen teneinde er zo nodig een passend gevolg aan te geven. Deze personen (AMLCO, Anti-Money Laundering Compliance Officer) zorgen bovendien voor de sensibilisering en de opleiding van het personeel en de medewerkers en stagiairs.

Stel een antiwitwasverantwoordelijke aan en eventueel een AMLCO aan.

Als vastgoedmakelaar moet je ook heel wat gegevens bewaren. Zo moet je, op welke informatiedrager ook, met het oog op het voorkomen, opsporen of onderzoeken door de CFI of andere bevoegde autoriteiten van mogelijke gevallen van het witwassen van geld of de financiering van terrorisme, de volgende documenten en informatie bewaren:

1° de identificatiegegevens, in voorkomend geval bijgewerkt, en een afschrift van de bewijsstukken of van het resultaat van de raadpleging van een informatiebron, gedurende tien jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie met hun cliënt of vanaf de datum van een occasionele verrichting;

2° onder voorbehoud van andere toepasselijke wetgevingen, de bewijsstukken en registratiegegevens van verrichtingen, die nodig zijn voor het identificeren en nauwkeurig reconstrueren van de uitgevoerde verrichtingen, gedurende tien jaar vanaf de uitvoering van de verrichting;

3° het geschreven verslag van de analyse van de typische verrichtingen.

Je treedt hier als vastgoedmakelaar op als verwerkingsverantwoordelijke van deze gegevens, wat een aantal verplichting met zich meebrengt. Zo moet je ondermeer na 10 jaar alle persoonsgegevens wissen.

Bewaar de nodige gegevens en respecteer hierbij de regels ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Jaarlijks betaal je als vastgoedmakelaar een bijdrage aan de CFI. Deze bijdrage is inbegrepen in de BIV-bijdrage en wordt via het BIV doorgestort aan de CFI. Wie uitsluitend syndicusactiviteiten heeft, is de CFI-bijdrage sinds oktober 2017 niet meer verschuldigd.

Betaal je jaarlijkse CFI-bijdrage (inbegrepen in de BIV-bijdrage).

Tot 31 december 2013 bestond er nog de mogelijkheid om tot 10% van de verkoopprijs in contanten te betalen, voor zover dit bedrag niet hoger was dan 5.000 euro.

Sinds 1 januari 2014 mag de prijs van een onroerend goed echter helemaal niet meer in contanten worden betaald. Onder “de prijs van de verkoop van een onroerend goed” wordt het totale bedrag verstaan dat de koper moet betalen en dat betrekking heeft op de aankoop en de financiering van dat goed, hierin inbegrepen de hieruit voortvloeiende bijhorende kosten. Er geldt dus een totaal cashverbod bij de aankoop van vastgoed! Als vastgoedmakelaar mag je geen cent cash tolereren - hetzelfde geldt voor je personeel. Elke verkoopovereenkomst moet het rekeningnummer vermelden waar de betaling vandaan komt. 

De prijs van de verkoop van een onroerend goed mag enkel vereffend worden door middel van overschrijving of cheque. België is hiermee veel strenger dan de andere Europese landen. De Europese Richtlijn voorziet voorlopig nog in een grens van 15.000 euro.

Weiger cash geld bij de betaling van onroerend goed.

De verkoopovereenkomst moet eveneens het rekeningnummer evenals de identiteit van de houders van die rekeningen vermelden dat gedebiteerd werd of zal worden om de prijs en, in voorkomend geval, het voorschot over te dragen. Indien de rekening nog niet gekend is moet de overeenkomst minstens een verklaring bevatten van de partijen, waarin wijze waarop de aankoop zal gefinancierd worden vermeld is.

De vastgoedmakelaar en de notaris moeten de hierboven vermelde bepalingen op hun volledigheid controleren en hebben een rapporteringplicht aan de CFI, indien er onvolledigheden en of nalatigheden worden vastgesteld.

Vermeld het rekeningnummer evenals de identiteit van de houders van die rekeningen in een verkoopovereenkomst.

Je vindt deze verplichtingen nog eens bondig samengevat in deze fiche.