Waarom de stagetool niet gekoppeld is met je werkagenda

Nu en dan krijgen we van stagiairs (en soms van stagemeesters) de vraag of het mogelijk is om de agenda in de stagetool te laten koppelen met werkagenda’s of vastgoedsoftware. “Dan hoeft er niet zoveel gekopieerd en geplakt te worden”, is dan meestal de achterliggende redenering. Maar zo’n koppeling komt er niet. In dit artikel leggen we uit waarom.

Laten we beginnen bij het begin. We hebben de stagetool in het leven geroepen met een aantal bewuste en zeer concrete doelstellingen. Die doelstellingen vormen de kern van de stagetool en blijven de rode draad doorheen de verdere ontwikkeling ervan.

We wilden bijvoorbeeld komaf maken met de omslachtige ringmappenprocedure. Je stagedocumentatie netjes verzamelen in een ringmap, soms in twee ringmappen, in een doos stoppen, en twee keer tijdens je stage deze doos ofwel naar Brussel brengen ofwel daarvoor betalen in je dichtstbijzijnde postkantoor… Dat is nu toch echt niet meer van deze tijd.

Daarnaast wilden we onze communicatie over jouw to do’s als stagiair of stagemeester automatiseren voor de vele honderden en honderden lopende stages. We wilden de vragen van stagiairs en stagemeesters vóór zijn.

En tot slot wilden we veel meer nadruk leggen op reflectie. Het is onze betrachting om in de stagetool beide partijen impliciet en expliciet bepaalde triggers aan te reiken om even een stapje achteruit te zetten en na te denken over de stage en de stageactiviteiten. Het is immers niet alleen voor je schriftelijk en mondeling examen cruciaal om een goede, gevarieerde en leerrijke stage te lopen, maar voor je hele verdere carrière als vastgoedmakelaar.

Stel dat we toch een kopie van je werkagenda zouden willen ontvangen. Dan nog bestaan er zoveel programma’s waarmee we een koppeling zouden moeten voorzien, dat het ontwikkelen ervan enorme bedragen zou kosten. Bovendien zou er heel veel analysewerk aan te pas komen om uit te klaren hoe al die systemen werken, of die systemen überhaupt koppelingsmogelijkheden hebben, welke gegevens er kunnen en moeten doorstromen, wat er moet gebeuren bij verwijderingen of aanpassingen,… Het sop zou de kolen niet waard zijn.

Ook niet onbelangrijk om te melden: we hebben geen zaken met privé-items die eventueel in je werkagenda zouden staan of met pure kantooraangelegenheden die niets met je stage te maken hebben. Misschien is dit niet op jou van toepassing, maar hou er rekening mee dat er heel veel verschillende manieren zijn waarop mensen werken met hun agenda.

Onthoud de volgende punten voor wanneer je de volgende keer je stage-agenda gaat invullen.

• De stagetool faciliteert bovenal een leertraject, in zekere mate ook een werktraject, maar helemaal geen kopieertraject.
• Je stageagenda bevat een achteraf-verslag, géén vooraf-planning! Om die reden kan je geen meetellende activiteiten op een datum in de toekomst in je stageagenda plaatsen.
• Omdat we reflectie en context verwachten, volstaat het niet om een stapel mailtjes in je stagetool te dumpen, en je er voor de rest met de nietszeggende noemer “administratie en e-mails” van af te maken. Mailverkeer op zichzelf kan wel als het relevant en concreet is, je erover reflecteert, of als het helpt illustreren wat je hebt gedaan, welk probleem je hebt opgelost, …
• Niet alleen de stageagenda, ook de evaluatieformulieren zijn onder meer opgesteld om je tot reflectie over je stage aan te zetten.
• De stage is nu eenmaal een periode die documentatiewerk vraagt. Vroeger, toen er ringmappen moesten gemaakt worden, was dat ook al zo. Hou je focus op wat belangrijk is!