Handleiding stagetool

De stagetool moet gebruikt worden door alle stagiairs die ingeschreven werden op de lijst van stagiairs én hun stagemeesters.

Als stagemeester kan je de tool gebruiken om op de hoogte te blijven van het verloop van de stage van jouw stagiair. Daarnaast moet je gedurende de stage 5 online (zelf)evaluatieformulieren invullen. Buiten het invullen van deze formulieren heb je als stagemeester geen verdere verplichtingen in de stagetool. Maar deze bevat natuurlijk wel heel wat informatie die voor jou van nut kan zijn. Maak er daarom een gewoonte van om regelmatig (minstens maandelijks, maar liefst nog wekelijks) in te loggen, zo kom je nooit voor verrassingen te staan en blijf je op de hoogte.

Voor jou als stagiair is er een actievere rol weggelegd in de stagetool. Je moet nauwgezet al je stageactiviteiten bijhouden in de agenda, en deze voldoende documenteren. We vragen je om tijdens de stage 5 online (zelf)evaluatieformulieren in te vullen. Omdat je elke stagedag in de agenda moet noteren, zal je dus elke werkdag even moeten inloggen in de tool. Dit hoeft niet lang te duren en kan op gelijk welk moment van de dag. 

De stagetool is opgebouwd uit 3 grote delen:

1. het overzicht: hier kan je in één oogopslag alle interessante gegevens over de stage consulteren. 
2. de agenda: hier registreer je al je stage-activiteiten en voeg je bijlagen toe om jouw persoonlijke tussenkomst als stagiair te illustreren.
3. de zelfevaluaties: 5 keer tijdens de stage wordt aan stagiair en stagemeester gevraagd om kort te reflecteren op de voorbije stageperiode.

Om je te helpen met het correct gebruiken van de stagetool en in orde te zijn met je verplichtingen tijdens de stage, stuurt de tool je regelmatig berichten of e-mails. Zo laten we je weten wanneer er een nieuw evaluatieformulier ingevuld kan worden, maar herinneren we je er aan dat de agenda regelmatig moet aangevuld worden. Deze laatste berichten ontvang je bijvoorbeeld als stagiair wanneer je al langere tijd geen aanvullingen meer deed in jouw agenda. Breng je dat dadelijk in orde, dan ontvang je geen verdere berichten meer. Laat je echter na om het nodige binnen enkele dagen te doen, dan krijgt ook je stagemeester een bericht om je aan te sporen. Het opvolgen van je stage via de stagetool is immers een verplichting: wie dit niet doet zal zijn stage niet kunnen beëindigen. De ingebouwde meldingen zijn dus een hulpmiddel om alles tijdig op te volgen en de stage zo vlot mogelijk te laten verlopen. 

Opgelet: wie ondanks deze meldingen en e-mails, aanhoudend in gebreke blijft om zijn agenda in te vullen en/of ook de overige verplichtingen van de stagetool (uploaden van bijlagen en invullen van evaluatieformulieren) niet nakomt, loopt het risico zich hierover te moeten verantwoorden voor de Uitvoerende Kamer van het BIV. Deze kan desgevallend maatregelen treffen over het lot van de stage. Het gebruik van de stagetool is immers een verplichting voor stagiair en stagemeester.

Hier en daar voegden we extra info toe in de tool. Je kan deze info raadplegen door de "i"-symbolen aan te wijzen met de muis, of aan te klikken op een tablet.

Het overzicht biedt een antwoord op vragen als “Hoe ver sta ik met mijn stage?”, “Wat moet ik nog doen om mijn stage te kunnen afronden?”, “Hoeveel tijd heb ik nog om mijn stage te volbrengen en de bekwaamheidsproef af te leggen?”.

In het overzicht vind je de stand van zaken terug over:

Tijdsverloop

Op een tijdlijn zie je de datum van jouw inschrijving op de lijst van stagiairs, hoeveel zelfevaluaties je al invulde en wat de onverbiddelijke einddatum is waarbinnen je alle formaliteiten van je stage (met inbegrip van het afleggen van je schriftelijke en mondelinge bekwaamheidsproef!) moet hebben volbracht.

Documenten die je moet uploaden

Tijdens de duur van je stage moet je ons een aantal documenten bezorgen. Het gaat concreet om volgende documenten:

1. De stageovereenkomst. Deze bezorgde je ons al in je inschrijvingsdossier. Zowel stagiairs als stagemeesters kunnen hier steeds de laatst door het BIV goedgekeurde versie terugvinden. Wijzigt er iets aan de overeenkomst? Dan moet de Uitvoerende Kamer steeds op de hoogte gebracht worden. Bezorg in dat geval een nieuw exemplaar via stage@biv.be. 
2. Attest zelfstandige (einde stage). In het inschrijvingsdossier ontvingen wij dit attest al van iedere stagiair. Maar ook aan het eind van de stage vragen we je opnieuw te bewijzen dat je nog steeds op zelfstandige basis aan het werk bent. Daartoe kan je ons (maximum drie maanden voor het einde van je stage) een nieuw attest van zelfstandige bezorgen via deze weg.
3. Attest derdenrekening. Van stagiair bemiddelaars en rentmeesters moeten we dit attest ontvangen uiterlijk drie maanden na de start van de stage. Gedurende de stage moet je als stagiair blijvend toegang hebben tot deze rekening. Indien er een wijziging van stagemeester is, bezorg je het attest van derdenrekening van je nieuw stagekantoor (voor zover je niet over een eigen derdenrekening beschikt).  We krijgen regelmatig vragen over deze derdenrekening. Mogelijk vind je hier al het antwoord op jouw vraag.
4. Facturen. Zodra je alle stage-facturen hebt ingegeven in de stagetool en alle andere voorwaarden van de stage hebt afgerond, bekijkt de dienst stage o.a. jouw ingediende facturen. Als alles in orde is valideren we dit en wordt het balkje naast 'facturen' groen. 

Agenda met stageactiviteiten

Hier zie je in één oogopslag hoeveel uren aan stageactiviteiten je hebt gelogd, hoeveel stagedagen je daarmee al achter de rug hebt, of de minimale duur van je stage (1 jaar) al bereikt is en of je nog voor de ultieme einddatum van je statuut zit. Ook het aantal bijlagen dat je ter illustratie van je activiteiten hebt toegevoegd of nog moet toevoegen, wordt hier getoond. Je kan hier per item nog wat extra info terugvinden onder de 'i'. 

Zelfevaluaties

Bij dit onderdeel kan je nagaan of je alle zelfevaluaties die door jou moeten worden ingevuld al in orde bracht. In totaal krijg er tijdens de stage 5 evaluatieformulieren voorgeschoteld, ééntje om de 40 gelogde stagedagen (om de 20 gelogde stagedagen bij een bijstage). De evaluatieformulieren moeten zowel door de stagiair als door de stagemeester worden ingevuld. Je krijgt een melding in de tool als er een nieuw formulier voor je klaar staat. Zodra alle 5 de evaluaties werden vervolledigd wordt het balkje aan de linkerkant groen. Bij het onderdeel 'Evaluaties' van deze handleiding vind je toelichting bij het hoe en waarom van deze evaluaties.

E-learning

Welke modules je als stagiair moet volgen, kan je in deze FAQ over de stage terugvinden. Zodra je alle modules die voor jou verplicht zijn hebt afgelegd zal het balkje naast ‘e-learning’ automatisch groen worden. Zo weet je dat je aan deze verplichting - die een voorwaarde is om je stage te kunnen afronden -  voldaan hebt.

Bijdrage

Uiteraard verwachten we dat iedere stagiair (én iedere vastgoedmakelaar op het tableau) in orde is met zijn bijdrage aan het BIV. Zorg er dus voor dat je tijdig betaalt. Wie zijn bijdrage niet betaalde zal niet kunnen deelnemen aan de bekwaamheidsproeven.

Alle opgesomde elementen zijn voorwaarden die moeten vervuld zijn vooraleer de stage kan afgerond worden. Bracht je alles in orde (en staan bijgevolg al jouw balkjes in het groen)? Vanaf nu kan je je stage afronden. Dit doe je door op de (dan blauwe) knop te klikken die je bovenaan de overzichtspagina vindt onder 'Stagestatus'. Hiermee vraag je meteen ook toelating om de bekwaamheidsproeven af te leggen. Zodra je hierop klikt krijgen wij bericht en gaan we na of aan de voorwaarden werd voldaan. We bekijken niet elk agenda-item en elke bijlage in detail. Het is de verantwoordelijkheid van iedere stagiair om ervoor te zorgen dat alles in orde is. Indien de Uitvoerende Kamer (ook nadat je toestemming kreeg om de bekwaamheidsproeven af te leggen) vaststelt dat je op onvoldoende wijze de stagetool hebt ingevuld, kunnen hier consequenties aan verbonden zijn.

De agenda dient om alle activiteiten in het kader van de stage te registreren. Zo krijgen we een zicht op het verloop van de stage. Alle stagemeesters hebben toegang tot de agenda van hun stagiair(s). Voor hen kan dit een hulpmiddel zijn om de stage te monitoren. Stagemeesters kunnen zelf geen toevoegingen of wijzigingen aanbrengen in de agenda.

Van iedere stagiair verwachten we dat deze van bij de start van de stage de agenda nauwgezet invult. Dit gebeurt best dagelijks en zoveel mogelijk in detail. Je kan op één dag maximaal 16 uren werk registreren, en van één dag zal maximaal 7,5 uur werk effectief meetellen voor je stage. Als je dus op maandag 7 uur registreert en op dinsdag 9 uur, dan komt er 14,5 uur (7+ 7,5) bij op de teller. Geen nood als het een keer niet lukt om de dag zelf je agenda aan te vullen: het systeem laat toe om aanpassingen en toevoegingen op voorbije dagen te doen. Het spreekt voor zich dat het niet de bedoeling kan zijn dat je de agenda wekenlang niet aanvult.

Hoe ga je te werk? Je geeft de duur van je activiteit op en je beschrijft zo nauwkeurig mogelijk wat deze inhield. Indien mogelijk illustreer je jouw persoonlijke tussenkomst bij deze activiteit via het toevoegen van een bijlage. Bijlagen mogen maximum 10 MB groot zijn en kunnen in pdf, jpg. of png. formaat worden geüpload. Zip-files toevoegen is niet mogelijk. We verwachten dat je op het einde van je stage minstens 35 documenten hebt geüpload. Je kan dat het beste doen door ervoor te zorgen dat beide voortgangsbalken zoveel mogelijk gelijk blijven lopen.

Heel wat documenten kunnen jouw tussenkomst illustreren en dienen dus als bijlage. Om je op weg te helpen, hebben we enkele niet-exhaustieve lijsten opgemaakt. Die vind je in dit artikel.

Enkel activiteiten in het kader van je stage als vastgoedmakelaar mag je loggen als ‘activiteit’. Het is natuurlijk denkbaar dat je tijdens je stage gevraagd wordt een aantal andere taken te verrichten die niet in aanmerking komen om mee te tellen voor je stage. We denken hierbij bijvoorbeeld aan taken in het kader van vakantieverhuur of bouwpromotie. Het is niet verboden om deze taken te doen of ervoor betaald te worden door je stagemeester, enkel tellen ze niet mee voor de stage. Dergelijke activiteiten kunnen in de agenda geregistreerd worden als ‘Andere’:

Ook als je ziek bent of verlof neemt, registreer je dit in je agenda.

Opgelet: als je langdurig ziek zou zijn of om een andere reden tijdelijk je stage wil onderbreken, contacteer dan het BIV om een tijdelijke schorsing van je stage te vragen. Het louter aangeven van ziekte in je agenda volstaat hiervoor niet! Als zo’n aanvraag wordt goedgekeurd verlengt de maximale stageduur met de duur van je toegestane schorsing, zodat er zeker voldoende tijd blijft om de stage af te ronden en de bekwaamheidsproeven af te leggen.

We vragen iedere stagiair en stagemeester om per 40 geregistreerde stagedagen (20 als het een bijstage betreft) een online zelfevaluatieformulier in te vullen. De tool laat je steeds via een melding weten dat er een nieuw zelfevaluatieformulier voor je klaar staat om ingevuld te worden.

Het doel van het invullen van deze evaluaties is in de eerste plaats voor jezelf nagaan of je stage voldoende veelzijdig verloopt. Vul deze formulieren tijdig en naar waarheid in. Enkel zo kan je na verloop van tijd vaststellen welke zaken nog wat meer aan bod mogen komen tijdens jouw stage.

Het is dus niet de bedoeling dat de stagemeester de stagiair gaat evalueren of andersom. Beiden beoordelen de stage zelf. In het evaluatieformulier vragen we of een aantal aspecten van het beroep van vastgoedmakelaar tijdens de voorbije stageperiode van 40 (of 20) dagen eerder veel dan wel eerder weinig aan bod kwam. Stel je hierbij als stagemeester of als stagiair vast dat een aspect van de lijst voorlopig onderbelicht blijft, dan is het evaluatieformulier het ideale vertrekpunt voor een gesprek tussen jullie beiden. Vind je het moeilijk om dit gesprek aan te gaan of wil je hier hulp bij? Dan kan je het BIV contacteren om je hierin bij te staan.

Stagiair en stagemeester kunnen elkaars ingevulde zelfevaluatieformulieren niet consulteren. Deze dienen louter voor zelfreflectie. Als je stagemeester of stagiair het evaluatieformulier al heeft ingevuld, staan er vinkjes bij jouw antwoorden.

Aan stagiairs vragen we, naast het peilen naar de aan bod gekomen taken, ook om een uitdaging die tijdens de stage naar boven kwam te beschrijven en uit te leggen hoe dit werd aangepakt. Dit kan om een juridisch probleem gaan dat werd uitgezocht, maar evengoed kan een concrete aanpak van de samenstelling van een verhuurdossier worden beschreven. Het antwoord op deze vraag geeft ons een beter zicht op het verloop van de stage.

Heel veel succes!

Het stageteam.

Heb je na het lezen van deze handleiding nog vragen over het gebruik van de stagetool? Stuur dan een mailtje naar stage@biv.be. We zorgen ervoor dat je snel een antwoord krijgt en kunnen jouw ervaring gebruiken om deze handleiding verder aan te vullen.