Eerste hulp bij te grote bijlagen

Als stagiair spendeer je veel tijd aan het vervolledigen en op punt stellen van je stage-agenda. Logisch ook, want je wil op het einde van je stage zonder problemen naar de schriftelijke en mondelinge bekwaamheidsproef kunnen doorstromen. Maar wat doe je als een bestand te groot is om geüpload te kunnen worden?

Eerst even uitleggen waarom er überhaupt een bestandslimiet geldt. Om het platform waarop de accountzone draait (en dus ook de stage-agenda) performant te houden, moeten we werken met een limiet op de bestandsgrootte die een stagiair kan uploaden.

Herinner dat er ongeveer 2.000 stages lopende zijn. Als 2.000 stagiairs elk 100 bijlagen van 20 megabyte per stuk zouden uploaden, moesten we 4 miljoen MB of 4.000 gigabyte aan online opslagruimte voorzien en functioneel integreren in de accountzone. Nu er veel minder bijlagen vereist zijn, hebben we extra ruimte om de limiet te verhogen.

In mei 2023 trokken we de limiet voor bestanden op naar 10 Mb.

Om een idee te geven van wat binnen de limiet van 10 Mb kan geüpload worden.

• Als je een word-document zou opslaan als PDF, dan kan je voor 10 megabyte gemiddeld ongeveer 2500 pagina’s tekst opslaan.
• Als je een document zou scannen in zwart-wit op een resolutie van 300 dpi (wat ruim voldoende is), dan kan je gemiddeld 150 pagina’s scannen eer je aan 10 megabyte komt.
• Een pdf-bestand van 10 Mb kan een volledig e-book bevatten, of een volledig vastgoeddossier in geuren en kleuren indien correct gescand.
• Aan de andere kant is één foto al snel enkele megabytes zwaar. Scan dus je documenten niet als foto!

De 10 megabyte moet volstaan, zeker als je de tips uit dit artikel toepast om PDF-bestanden voldoende klein te maken of te houden.

We vragen niet dat elke bijlage die je toevoegt een document is van 100 pagina’s. Zeker niet. We vragen wel om een relevant document te uploaden voor het agenda-item dat je aan het toevoegen bent.

Beperk je tot wat relevant is bij wat je in je omschrijving vertelt!

Liever een beknopt document dat duidelijk illustreert of ondersteunt wat in de omschrijving staat (dat kan een pagina uit een verkoopovereenkomst zijn, of een pagina uit het verslag van een AV) dan een volledige verkoopovereenkomst of een volledig verslag van een AV waarin we achteraf op onderzoek moeten gaan om te weten op welke manier die bijlage een meerwaarde is in jouw stagedossier.

De relevantie van het geüploade document is cruciaal, en niet de grootte. Begraaf de pagina('s) waar het om draait niet ergens tussen 50 andere pagina's!

Als je de relevantie-check voor jezelf hebt gedaan en het document is nog steeds te groot, check dan onderstaande mogelijkheden om naar een kleiner bestand te gaan.

Een pdf-bestand kan soms op "onnatuurlijke wijze" buitensporig groot zijn, zeker als het ingescand wordt. Als je een bestand als pdf inscant, en de pdf blijkt erg zwaar, kijk dan eens naar de volgende instellingen van je scanner of copier. We kunnen niet voor elk toestel in detail gaan, daarom geven we algemene informatie en richtlijnen. Ga zelf na wat je toestel kan doen.

DPI

Dots per inch (dpi) is de eenheid die we gebruiken om de kwaliteit van een afbeelding op papier aan te geven. Hoe meer dpi, hoe meer "puntjes" een "inch" (2,54 cm) bevat en dus hoe hoger de kwaliteit van het document, maar ook hoe groter het document in megabyte.

Enkele richtlijnen:

• 300 dpi wordt gezien als perfecte kwaliteit om een document van eender welke aard te kopiëren : tekst, plattegronden, foto's, ... .
• 200 dpi kan ook al volstaan om een document perfect leesbaar in te scannen, maar dit kan soms op het randje zijn voor beeldmateriaal met letters erin zoals plattegronden of foto's. Oordeel zelf wat je nodig hebt en check of je scan goed is gelukt.
• Wil je een klein document vergroten, dan heb je een hoger dan gemiddelde resolutie nodig. Extreem voorbeeld: om een visitekaartje te kopiëren in A4-formaat, kies je best een resolutie die een stuk boven 300 dpi ligt.
• Hoger gaan dan 300 dpi heeft in de meeste standaardgevallen geen zin, lager gaan dan 150 dpi is af te raden.

Kleur / Zwart-wit

Wanneer je een document scant dat volledig uit tekst bestaat, of waarin afbeeldingen of kleuren van geen tel zijn, scan het document dan in zwart-wit. Zwarte tekst die eigenlijk wordt opgeslagen als een combinatie van kleuren is "zwaarder" dan zwarte tekst die eenvoudigweg bestaat uit de kleur zwart. Controleer ook eventuele andere opties die je scanner heeft waardoor eventuele nabewerking toch nog ongewenst in kleur zou kunnen gebeuren.

Scannen als tekst

Als je scanner de mogelijkheid heeft om tekst als tekst te herkennen, dan zit je ook goed. Wanneer tekst als tekst ("de letter e") opgeslagen wordt, zal het document veel kleiner zijn dan wanneer tekst als afbeelding ("deze specifieke combinatie van stipjes die op deze manier geplaatst de letter e vormen") opgeslagen wordt. Voor de meeste documenten volstaan opties als "Scannen als document" of "Scan als tekst".

Zoals eerder in het artikel al geschreven, is "scannen als foto" uit den boze! Waarom? Zeer kort door de bocht uitgelegd: als je scanner denkt dat een foto moet gescand worden, loopt hij het volledig oppervlak af en slaat hij, zoals bij een foto vereist is, zonder uitzondering elk klein puntje op. En dan maakt hij geen onderscheid tussen wat wit is of niet... En dus wordt de volledige witte achtergrond van het blad millimeter voor millimeter mee opgeslagen. Als de scanner echter weet dat het om een "document" gaat, kan een algoritme het scannen optimaliseren en bijvoorbeeld enkel de zones die "niet wit" en dus bedrukt zijn, scannen. 

Adobe Acrobat DC is als PDF-programma the industry standard. Wie dit pakket gebruikt, heeft (een niet-gratis maar wel) de eenvoudigste toepassing in handen om PDF-bestanden te verkleinen. Kort gesteld komt het neer op "Bestand > Opslaan als > Kleinere PDF".

Acrobat Reader is gratis te downloaden maar heeft deze functionaliteit niet.

Op wikiHow vind je meer uitleg voor andere programma's. Alternatieve programma's zijn te gebruiken op eigen risico.

Heb je een pdf ontvangen, bijvoorbeeld van een collega, en beschik je niet over het oorspronkelijke document op papier of in Word-formaat, dan heb je enkele opties om één of meerdere pagina's uit de pdf te halen en apart op te slaan.

Bekijk deze korte video (Engelstalig) over hoe je met Adobe Acrobat eenvoudig één of meer pagina's uit een pdf kan halen en apart opslaan.

Wil je een Word-document opslaan als pdf, dan moet je zeker onder de 4 MB kunnen landen. 

(Instructies voor Office 2016 en 365)

• Open je document
• Klik op "Bestand" links bovenaan
• Klik op "Opslaan als Adobe PDF"
• Kies een naam en een locatie voor je bestand
  • Heb je de knop "Opties" beschikbaar naast "Opslaan"? Dan kan je langs die weg eventueel je document nog wat slanker maken door zaken uit te vinken of door een paginabereik aan te geven om enkel een bepaald deel van het bestand op te slaan.
• Klik op "Opslaan"

Geen "Opslaan als Adobe PDF" mogelijkheid?

• Open je document
• Klik op "Bestand" links bovenaan
• Klik op "Opslaan als"
• Kies een locatie om op te slaan en geef een naam in
• Selecteer niet "Word-document" als type bestand maar kies uit de dropdown de optie "PDF"
• Klik op "Opslaan"

Bestand nog te groot?

• Herhaal dan stappen 1 tot en met 5 van hier net boven en klik vervolgens op de link "Meer opties..." in plaats van op "Opslaan"
• Kies in het venster dat dan opent, bij "optimaliseren voor", de optie "minimale grootte (online publiceren)".
• Met de knop "Opties" kan je eventueel nog wat bijschaven. 

Gebruik makend van dit stappenplan, creëerden we zelf PDF-bestanden van 100 pagina's met voornamelijk tekst die tussen de 1,5 MB (eerste methode) en 0,8 MB (tweede methode) groot waren.

Nog steeds problemen? In dit artikel van Microsoft Office Support vind je de volledige uitleg (ook voor Mac-gebruikers) voor elke versie van Word.

Op de Apple Support-website vind je als Mac-gebruiker kort en bondig hoe je een pdf kan verkleinen via "Voorvertoning".